Während Abteilungen wie Marketing oder HR längst digital arbeiten, stecken Finanzprozesse im Mittelstand oft noch in manuellen Papier-Workflows fest. Eine spezialisierte Software für das Ausgabenmanagement automatisiert diese Abläufe medienbruchfrei an einem Ort. Dadurch behält Ihr Unternehmen die volle Echtzeit-Kontrolle über alle Abteilungsbudgets, Verträge und Firmenkarten, während der administrative Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung für alle Mitarbeitenden und Genehmiger:innen drastisch sinkt.

Eine digitale Ausgabenverwaltung optimiert die Zusammenarbeit zwischen allen Teams und schafft durchgängig automatisierte Workflows:

• Für Finanzabteilungen: Enorme Entlastung in der vorbereitenden Buchhaltung durch den Wegfall manueller Dateneingaben, automatische KI-Vorkontierung und fehlerfreie DATEV-Exporte.
• Für Geschäftsführung & CFOs: Volle Transparenz und Budgetkontrolle in Echtzeit. Ausgaben werden vor dem Kauf freigegeben, was Liquidität sichert und Maverick Buying unterbindet.
• Für Abteilungsleiter: Schnelle, medienbruchfreie Budgetplanung sowie flexible Freigabeprozesse für Anträge und Rechnungen – direkt via App, auch von unterwegs.
• Für Mitarbeitende: Einfaches Beantragen von Bestellungen, schnelle Spesen- und Reisekostenabrechnung per Smartphone-Foto sowie sofort einsatzbereite virtuelle Firmenkarten.

Ein Ausgabenmanagement Tool sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lassen. Planen Sie für die Implementierung dennoch genügend Zeit ein, benennen Sie eine:n Projektmanager:in und beziehen Sie Ihr Team frühzeitig mit ein. In der Regel können Sie durch Datenuploads die Software mit Ihren Daten, wie bspw. Kostenstellen und Mitarbeiter:innen, füllen und das Tool so zeitnah im Unternehmen für Ihre Ausgabenverwaltung einsetzen. Weitere Informationen zur Implementierung finden Sie hier.

Das Ausgabenmanagement (Spend Management) umfasst die strategische Planung, Überwachung und Abwicklung aller abfließenden Finanzmittel eines Unternehmens. finway bündelt isolierte Datenströme wie Rechnungen, Firmenkarten und Auslagen in Echtzeit auf einer zentralen Plattform. So behalten Genehmiger:innen die volle Budgetkontrolle noch vor dem Kauf, während automatisierte Buchhaltungsprozesse den administrativen Aufwand für Mitarbeitende drastisch senken.

Ein holistisches (ganzheitliches) Ausgabenmanagement führt Bestellungen, Firmenkarten, Rechnungen und Spesen auf einer einzigen Plattform zusammen, statt sie in isolierten Einzellösungen zu verwalten. Diese End-to-End-Prozessoptimierung bietet dem Mittelstand eine lückenlose 360°-Budgettransparenz in Echtzeit. Während Mitarbeitende operativ flexibel agieren, behalten Genehmiger:innen durch automatisierte Workflows und Bank- sowie DATEV-Schnittstellen jederzeit die volle kaufmännische Kontrolle über alle Unternehmensausgaben. Zudem sorgt die durchgehende digitale Erfassung für eine fehlerfreie Buchhaltung und ermöglicht über native Schnittstellen eine nahtlose, GoBD-konforme Belegübergabe an den Steuerberater.

finway transformiert das traditionell fragmentierte und manuelle Kreditorenmanagement in einen durchgängig digitalisierten, hocheffizienten Prozess. Die Software setzt direkt an den größten Schmerzpunkten des Mittelstands an – unübersichtliche Freigaben, Medienbrüche und fehlende Budgetkontrolle – und verbessert Ihre Abläufe in drei Kernbereichen:

• Prozess-Sicherheit durch den 3-Wege-Abgleich: Das System verknüpft Bestellanträge, eingehende Lieferscheine und Rechnungen vollautomatisch bis auf Positionsebene. Abweichungen bei Mengen oder Preisen werden sofort erkannt. So bezahlen Sie im Einkauf garantiert nur das, was tatsächlich bestellt und geliefert wurde.
• Automatisierung statt Routinearbeit: Durch die KI-gestützte OCR-Belegerkennung und die automatisierte Vorkontierung schlägt finway passende Sachkonten und Kostenstellen für jede Rechnungsposition selbstständig vor. Das reduziert den manuellen Aufwand im Rechnungswesen und der vorbereitenden Buchhaltung um bis zu 60%.
• Kaufmännische Kontrolle vor dem Kauf: Anstatt Ausgaben erst im Nachhinein bei Rechnungseingang zu erfassen, etabliert finway flexible, rollenbasierte Freigabe-Workflows für Bestellungen. Jeder Antrag wird in Echtzeit gegen das Abteilungsbudget geprüft. Das verhindert unkontrollierte Einkäufe (Maverick Buying) effektiv und sichert die Liquidität.

finway digitalisiert das Kreditorenmanagement im Mittelstand, indem es alle Ausgabenkanäle – von alltäglichen Rechnungen über laufende SaaS-Abonnements bis hin zu Spesen und Firmenkarten – auf einer zentralen Plattform bündelt. Das System entlastet Mitarbeitende durch eine KI-gestützte OCR-Erkennung und automatisierte Vorkontierung um bis zu 60 % in der vorbereitenden Buchhaltung. Gleichzeitig sichert es Projekt- und Budgetverantwortlichen die volle kaufmännische Kontrolle: Durch flexible Freigabe-Workflows und einen wird jede Ausgabe in Echtzeit gegen das Budget geprüft, noch bevor Kosten entstehen.